Wat kost ICT voor een organisatie met 10 tot 100 werkplekken?
Je wilt dat medewerkers gewoon doorwerken. Zonder gedoe met trage systemen, onverwachte uitval of een rekening die niemand zag aankomen. Dan heb je grip nodig op jouw ICT-kosten. Niet alleen op de laptop of het abonnement, maar op alles wat nodig is om veilig en productief te werken.
De vraag “wat kost ICT per werkplek?” lijkt eenvoudig. Toch zegt één bedrag weinig. Tien werkplekken op één kantoor vragen iets anders dan honderd werkplekken, meerdere locaties, gevoelige gegevens of ploegendiensten. Maak daarom de kosten per onderdeel én per jaar zichtbaar. Zo kun je keuzes maken die passen bij jouw bedrijf, risico’s en plannen.
Wat reken je als werkplek?
Een werkplek is meer dan een laptop. Reken in ieder geval met de gebruiker, het apparaat, de software en de ondersteuning die nodig is om alles goed te laten werken. Een gedeelde baliewerkplek, een medewerker die veel onderweg is en iemand op kantoor kunnen dus verschillende kosten hebben.
Kijk ook naar het aantal actieve gebruikers. Dat is niet altijd hetzelfde als het aantal apparaten of fte. Een medewerker met een laptop én telefoon heeft bijvoorbeeld niet automatisch twee volledige werkplekken. Wel kan die persoon extra beveiliging of een mobiele licentie nodig hebben.
De zes kostenposten
Een praktisch ICT-budget bestaat uit zes posten.
- Werkplek en vervanging. Denk aan laptops, schermen, dockingstations, telefoons en eventueel printers. Deel de aanschafprijs door de geplande gebruiksduur. Reserveer ieder jaar voor vervanging. Neem ook installatie, gegevensoverdracht en afvoer mee.
- Software en cloud. Hieronder vallen bijvoorbeeld Microsoft 365, boekhoud- of branchesoftware, opslag, telefonie en hulpmiddelen om samen te werken. Meestal betaal je hiervoor per maand, per gebruiker, apparaat of locatie.
- Beveiliging en herstel. Denk aan multifactor-authenticatie, bescherming op apparaten, back-up, e-mailbeveiliging, updates en periodieke controles. Dit hoort bij normaal werken, niet bij een uitzonderlijk project. Het NCSC noemt basisbeveiliging nadrukkelijk relevant voor iedere ondernemer, van zzp tot MKB.
- Beheer en ondersteuning. Medewerkers hebben soms hulp nodig. Ook accounts, apparaten en meldingen vragen beheer. De kosten hangen onder meer af van bereikbaarheid, het aantal locaties, afspraken over responstijd en de kwaliteit van jouw documentatie.
- Netwerk en connectiviteit. Internet, wifi, firewalls, switches en eventueel een reserveverbinding horen hierbij. Heb je meerdere vestigingen, een productieomgeving of een zorgomgeving? Dan is dit vaak een aparte kostenpost.
- Regie, projecten en contracten. Een nieuwe toepassing invoeren, verhuizen, een overname, een audit of een andere leverancier kiezen valt vaak buiten regulier beheer. Reserveer hier apart voor en houd contracteinddata bij.
Reken eerst jouw licenties door
Licenties zijn een handig vertrekpunt. Je kunt ze goed tellen en vergelijken. Microsoft vermeldt voor Nederlandse jaarabonnementen momenteel prijzen exclusief btw van € 5,60 per gebruiker per maand voor Business Basic, € 11,70 voor Business Standard en € 20,60 voor Business Premium. Deze abonnementen zijn bedoeld voor maximaal 300 gebruikers. Welke variant past, hangt af van jouw behoefte aan desktop-apps en beveiligingsvoorzieningen.
| Aantal gebruikers | Basic per jaar | Standard per jaar | Premium per jaar |
|---|---|---|---|
| 10 | € 672 | € 1.404 | € 2.472 |
| 50 | € 3.360 | € 7.020 | € 12.360 |
| 100 | € 6.720 | € 14.040 | € 24.720 |
Dit zijn alleen rekenvoorbeelden voor de licentielaag: aantal gebruikers × actuele lijstprijs × twaalf. Apparaten, beheer, back-up, internet, branchesoftware en projecten zitten hier niet in.
Je hoeft niet iedere medewerker hetzelfde pakket te geven. Kijk per functie wat nodig is. Zo voorkom je ongebruikte licenties en ontbrekende functies.
Prijzen en productinhoud kunnen veranderen. Controleer voor een verlenging daarom de actuele voorwaarden, jouw contractvorm en aanvullende diensten.
Kijk verder dan een prijs per werkplek
Een vast maandbedrag per werkplek kan overzicht geven. Maar vraag altijd wat er precies in zit. Wordt een nieuwe medewerker aangemaakt? Zijn back-ups getest? Is hulp buiten kantooruren inbegrepen? Wie beheert jouw router, domeinnaam en Microsoft-tenant? En wie pakt een beveiligingsincident op?
Vergelijk offertes niet alleen op het totaalbedrag. Laat aanbieders met dezelfde uitgangspunten rekenen: gebruikers, apparaten, locaties, applicaties, serviceniveau en beveiliging. Dan zie je of een lager tarief ook dezelfde dienstverlening oplevert.
Let ook op verouderde apparaten en software. Microsoft publiceert per Windows-versie einddatums voor ondersteuning. Uitstel lijkt soms goedkoper, maar kan leiden tot storingen, risico’s of een haastproject. Plan vervanging daarom als vaste cyclus. Dat geeft continuïteit en voorkomt pieken in jouw kosten.
Reserveer nuchter voor beveiliging
Beveiliging is een normale kostenpost. Het is geen extraatje voor later. Het NCSC adviseert ondernemers om de basis op orde te brengen. De vijf basisprincipes zijn ook voor MKB-bedrijven praktisch: weet waar kwetsbaarheden zitten, kies veilige instellingen, update op tijd, beperk toegang en maak een plan voor incidenten en herstel.
De Cyberbeveiligingswet is sinds 15 augustus 2026 van kracht. Die wet geldt niet automatisch voor ieder MKB-bedrijf. De reikwijdte hangt samen met bepaalde essentiële of belangrijke diensten en sectoren. Valt jouw organisatie eronder, dan gelden onder meer zorg-, registratie- en meldplichten.
Ook als de wet niet rechtstreeks voor jou geldt, kunnen opdrachtgevers vragen hoe jij jouw beveiliging regelt. Reserveer daarom tijd en budget voor risico’s, verantwoordelijkheden en leveranciersafspraken. Dan kun je rustig handelen als er iets gebeurt.
Checklist voor jouw begroting
Gebruik deze vragen in jouw volgende budgetronde:
- Is het aantal actieve gebruikers, apparaten en locaties nog actueel?
- Zijn licenties gekoppeld aan een eigenaar en een contracteinddatum?
- Heeft ieder apparaat een vervangmoment en gereserveerd budget?
- Weet je wat regulier beheer omvat en wat als project wordt gefactureerd?
- Zijn back-up, herstel, multifactor-authenticatie en updates concreet belegd?
- Staan internet, telefonie, cloudopslag en branchesoftware als aparte posten in jouw begroting?
- Is er ruimte voor groei, een nieuwe locatie of een onverwachte vervanging?
Met deze lijst zie je niet alleen wat ICT kost. Je ziet ook waar je bewust kiest voor een bepaalde service, investering of risico. Dat maakt jouw kosten beter te sturen.
Veelgestelde vragen
Wat is een realistisch ICT-budget per werkplek?
Er is geen betrouwbaar universeel bedrag. Begin met de zes kostensoorten in dit artikel. Reken per gebruiker, apparaat, locatie en applicatie. Het licentieniveau, de vervangingscyclus, jouw gewenste ondersteuning en sectorspecifieke software bepalen samen de uitkomst. Een begroting met duidelijke uitgangspunten geeft je meer houvast dan een gemiddelde zonder uitleg.
Moet iedere medewerker dezelfde Microsoft 365-licentie krijgen?
Nee. Bepaal per functie welke desktop-apps, beveiligingsfuncties en manieren van samenwerken nodig zijn. Leg die keuze vast en bekijk haar regelmatig opnieuw. Zo voorkom je ongebruikte licenties én medewerkers die niet over de functies beschikken die zij nodig hebben.
Valt mijn organisatie met 10 tot 100 werkplekken onder de Cyberbeveiligingswet?
Dat hangt niet alleen af van het aantal werkplekken. De wet ziet op organisaties die bepaalde essentiële of belangrijke diensten leveren, met criteria rond sector en omvang. Controleer jouw situatie aan de hand van de officiële informatie. Twijfel je? Laat het juridisch beoordelen. Neem in ieder geval basisbeveiliging en incidentherstel op in jouw ICT-plan.
Maak kosten en keuzes bespreekbaar
Werk je in Breda of omgeving? Dan is een onafhankelijke ICT-kostencheck een praktische eerste stap. Uw ICT Adviseur kan jouw huidige contracten, licenties, risico’s en verantwoordelijkheden naast jouw plannen leggen. Je krijgt geen verkooppraatje, maar een onderbouwd overzicht: wat neem je nu af, wat ontbreekt en welke keuzes vragen aandacht.
Een kennismakingsgesprek past goed als je jouw volgende begroting of contractverlenging wilt voorbereiden. Zo werk je toe naar voorspelbare kosten, veilige systemen en minder verrassingen in de dagelijkse praktijk.
Bronnen
- https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing
- https://www.ncsc.nl/basisprincipes
- https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2026/07/07/cyberbeveiligingswet-en-wet-weerbaarheid-kritieke-entiteiten-vanaf-15-augustus-2026-van-kracht
- https://business.gov.nl/amendments/nis2-directive-protects-network-information-systems/
- https://learn.microsoft.com/nl-nl/lifecycle/products/windows-11-home-and-pro
Comments are closed.